Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in diesem Anmeldeportal ist:

Vätergruppe Kassel e.V.
Eichwaldstraße 12
34266 Niestetal
Telefon: 0561 / 526237
E-Mail: info@vaetergruppe-kassel.de
vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum)

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Anschrift oder per E-Mail an info@vaetergruppe-kassel.de.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Anmeldeportal für Veranstaltungen und Vereinsbeitritte, das unter einer Subdomain von vaetergruppe-kassel.de betrieben wird. Für die Hauptwebseite vaetergruppe-kassel.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

Wir verwenden in diesem Portal keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Cookies und keine Social-Media-Plugins.

3. Hosting und Server-Logfiles

Das Portal wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. Wir haben mit IONOS einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Beim Aufruf einer Seite werden technisch bedingt Daten in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um das Portal sicher und stabil zu betreiben und Angriffe erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Die Logfiles werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Die Übertragung aller Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist per SSL/TLS verschlüsselt (erkennbar am Schloss-Symbol und „https://" in der Adresszeile).

4. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

• Sitzungs-Cookie: ordnet Ihre Eingaben während des Ausfüllens eines Formulars Ihrer Sitzung zu (z. B. bei einer Fehlermeldung bleiben Ihre Eingaben erhalten) und speichert die Lösung der Sicherheitsabfrage (siehe Abschnitt 8).

• XSRF-TOKEN: schützt Formulare vor missbräuchlichen Anfragen fremder Webseiten (Cross-Site-Request-Forgery).

Diese Cookies enthalten keine Angaben, mit denen wir Sie über andere Webseiten hinweg verfolgen können. Sie werden nach spätestens zwei Stunden Inaktivität ungültig. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

5. Anmeldung zu Veranstaltungen

Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir die Angaben aus dem Anmeldeformular. Das sind insbesondere:

• Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Angabe, ob Sie Vereinsmitglied sind (für die Preisberechnung)

• Angaben zu weiteren angemeldeten Personen, insbesondere Kindern (z. B. Name und Alter)

• bei minderjährigen Hauptteilnehmern: Name und Kontaktdaten eines Erziehungsberechtigten

• weitere Angaben aus dem Formular, z. B. Ernährungswünsche oder Hinweise

• Ihre Erklärungen, z. B. zur Kenntnisnahme der Teilnahme- und Rücktrittsbedingungen

• bei kostenpflichtigen Veranstaltungen: Bankverbindung für die Lastschrift (siehe Abschnitt 7)

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anmeldung, Planung und Durchführung der Veranstaltung, Abrechnung des Teilnahmebeitrags sowie die Kommunikation mit Ihnen rund um die Veranstaltung (z. B. Eingangs- und Anmeldebestätigung, organisatorische Informationen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Teilnahmevertrags). Soweit Sie freiwillig Angaben machen, aus denen sich Gesundheitsdaten oder religiöse Überzeugungen ergeben können (z. B. Unverträglichkeiten, Ernährungswünsche), verarbeiten wir diese nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und nur, soweit es für die Durchführung der Veranstaltung nötig ist.

Fotos: Ob Fotos von Ihnen und Ihren Kindern auf der Webseite des Vereins oder in der Presse veröffentlicht werden dürfen, entscheiden Sie im Anmeldeformular. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Daten Ihrer Kinder: Angaben zu Kindern machen Sie als Erziehungsberechtigter. Bitte informieren Sie Ihr Kind altersgerecht über diese Datenverarbeitung.

Empfänger: Zugriff auf Ihre Anmeldedaten erhalten nur die zuständigen Vereinsmitglieder, insbesondere der Vorstand und die Betreuer (Teamer) der jeweiligen Veranstaltung. Die Teamer erhalten vor der Veranstaltung eine Teilnehmerliste per E-Mail. Bankdaten erhalten nur der Kassenwart und die Administratoren des Systems (siehe Abschnitt 7).

Storno-Link: In Ihrer Anmeldebestätigung erhalten Sie einen persönlichen Link, mit dem Sie Ihre Anmeldung bis zum Anmeldeschluss selbst stornieren können.

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anmeldedaten einschließlich Bankverbindung automatisch drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung. Für die Vereinsstatistik behalten wir nur anonyme Zahlen (z. B. Anzahl der Teilnehmer), die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen. Buchungsbelege zum Lastschrifteinzug, die wir aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, führt unser Kassenwart gesondert und bewahrt sie bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen von bis zu zehn Jahren auf (§ 147 AO); Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Vereinsbeitritt

Wenn Sie über das Formular „Mitglied werden" einen Vereinsbeitritt beantragen, verarbeiten wir Ihre Angaben aus dem Formular (insbesondere Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse, Angaben zur Mitgliedschaft und zum Beitrag sowie Ihre Bankverbindung für den Beitragseinzug).

Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (Double-Opt-In): Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach der Bestätigung wird Ihr Antrag bearbeitet. So stellen wir sicher, dass niemand einen Antrag mit fremder E-Mail-Adresse stellt. Der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig. Anträge, deren E-Mail-Adresse nicht bestätigt wird, werden nach 31 Tagen automatisch gelöscht.

Zweck und Rechtsgrundlage: Prüfung Ihres Antrags, Begründung und Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft sowie Einzug des Mitgliedsbeitrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer: Die Daten speichern wir für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft. Nach Ende der Mitgliedschaft bzw. nach Ablehnung eines Antrags werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (siehe Abschnitt 5) entgegenstehen.

7. SEPA-Lastschrift und Bankdaten

Teilnahme- und Mitgliedsbeiträge ziehen wir per SEPA-Lastschrift ein. Dafür verarbeiten wir IBAN, Kreditinstitut, Kontoinhaber, Ihr SEPA-Lastschriftmandat sowie das Abbuchungsdatum und den Betrag. Die Gläubiger-Identifikationsnummer der Vätergruppe Kassel e.V. lautet DE07ZZZ00000291134.

Die Bankdaten werden in unserem System getrennt von den übrigen Anmeldedaten und verschlüsselt gespeichert. Zugriff haben nur der Kassenwart und die Administratoren des Systems. Bankdaten aus Veranstaltungsanmeldungen löschen wir zusammen mit der Anmeldung drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung (siehe Abschnitt 5). Zur Durchführung der Lastschrift übermitteln wir die erforderlichen Daten an unser Kreditinstitut. Die Prüfung der IBAN und die Ermittlung des Kreditinstituts erfolgen auf unserem Server; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO.

8. Schutz vor Spam (Sicherheitsabfrage)

Um unsere Formulare vor automatisiertem Missbrauch (Spam, Bots) zu schützen, zeigen wir vor dem Absenden eine Sicherheitsabfrage (Zeichenfolge in einem Bild). Die Abfrage wird auf unserem eigenen Server erzeugt und geprüft; die Lösung wird nur für die Dauer Ihrer Sitzung gespeichert. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Formulare vor Missbrauch.

9. E-Mail-Versand

Im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung bzw. Ihrem Antrag versenden wir E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse (z. B. Eingangs- und Anmeldebestätigung, Bestätigungslink, organisatorische Informationen zur Veranstaltung). Für den Versand nutzen wir den E-Mail-Dienst unseres Hosting-Anbieters IONOS SE (siehe Abschnitt 3), mit dem ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung besteht. Die Rechtsgrundlage entspricht der des jeweiligen Vorgangs (Abschnitte 5 und 6).

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die im Formular als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um Ihre Anmeldung bzw. Ihren Antrag bearbeiten zu können. Ohne diese Angaben ist eine Anmeldung nicht möglich. Weitere Angaben sind freiwillig.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

12. Stand

Stand dieser Datenschutzerklärung: September 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Datenverarbeitung in diesem Portal ändert.